Pernahkah anda mendengar 5S? biasanya 5S merupakan kosa kata yang paling banyak didengar oleh mereka yang menjalankan profesi di dunia manufaktur. Arti dari 5s itu sendiri adalah singkatan dari 5 kata dalam bahasa jepang yang diawali oleh huruf S; Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa Indonesia, kita bisa menterjemahkan 5S sebagai 5R; Seiri (Ringkas), Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Seiketsu (Rawat), Shitsuke (Rajin). 5S adalah filosofi dan cara bagi suatu organisasi dalam mengatur dan mengelola ruang kerja dan alur kerja dengan tujuan efesiensi dengan cara mengurangi adanya buangan (waste) baik yang bersifat barang atau peralatan maupun waktu.
5S sering dikenal orang hanya sebagai filosofi kebersihan yang diterapkan oleh orang Jepang. Padahal sebenarnya konsep ini bukanlah demikian, 5S bukan hanya suatu cara yang digunakan untuk sekedar bersih-bersih pabrik atau tempat kerja namun sebagai cara untuk mengatur, cara mengelola tempat kerja, perbaikan dan pemangkasan proses operasional yang tidak diperlukan. Pengelolaan area tempat kerja secara efektif dan efisien adalah bagian dari 5S. 5S merupakan konsep dasar dam menerapkan sistem manajemen mutu karena menciptakan budaya disiplin dan peningkatan mutu di tempat kerja.
Suatu perusahaan diharuskan dapat melakukan pengelolaan area tempat kerja sekaligus mengelola pola kerja agar lebih efektif dan efisien. Perusahaan juga disarankan untuk memangkas semua bentuk pemborosan dan melakukan perbaikan alur kerja . Pemangkasan semua proses yang tidak diperlukan sekaligus untuk memangkas operasional yang tidak rasional diharapkan untuk menekan biaya perusahaan.Konsep 5S sebenarnya juga mengajarkan tentang pola kedisiplinan yang terus menerus dan tidak kenal menyerah.Konsep 5S mungkin akan membantu anda untuk meningkatkan penjualan dalam perusahaan sekalipun dalam pelaksanaannya masih sangat membutuhkan kesabaran.
Berikut ini merupakan beberapa penjelasan dari konsep 5S :
- Seiri
Seiri berarti memilah dan membuang barang-barang yang tidak penting. Ruang kerja kita terbatas, sehingga jika banyak barang yang tidak penting maka akan membuat tempat kerja menjadi penuh dan tidak nyaman. Kita harus mengidentifikasi mana saja barang yang memang kita perlukan dalam melakukan kerja dan mana yang tidak diperlukan. Dengan menerapkan Seiri maka ruang kerja menjadi lebih luas dan menjadi lebih nyaman. Konsultan ISO akan menerapkan disposal notice dengan kategori barang yang penting dan barang yang harus dibuang. Setelah setiap barang ada statusnya, kemudian dilakukan pembersihan ruang kerja berdasarkan status mana yang akan tetap disimpan dan mana yang harus disingkirkan. - Seiton
Seiton berarti mengatur barang-barang yang diperlukan sehingga rapi dan mudah ditemukan. Tahap ini adalah tahap berikutnya setelah Seiri. Barang-barang yang penting dan diperlukan dalam pekerjaan kemudian diatur menjadi lebih rapi dan teratur. Semua peralatan kerja berada pada tempat yang telah ditetapkan. Dengan menerapkan Seiton maka setiap karyawan yang menggunakan peralatan kerja harus mengembalikan pada tempatnya setelah penggunaan. Konsultan ISO akan menerangkan langkah ini secara rinci dalam penerapannya. Salah satu cara yang digunakan adalah dengan memberi identifikasi tempat setiap peralatan sehingga dengan lokasi yang unik ini maka setiap peralatan akan berada pada tempatnya. - Seiso
Seiso melakukan pembersihan tempat kerja sehingga bersih dan tidak berdebu. Kita pasti tidak nyaman jika bekerja di ruang yang kotor. Perusahaan yang memiliki tempat kerja yang bersih menunjukkan komitmen manajemen untuk memberikan yang terbaik bukan saja untuk karyawan juga untuk pelanggan. Konsultan ISO bersama perusahaan akan membuat program membersihkan tempat kerja yang melibatkan semua Bagian. Sisihkan waktu khusus dalam seminggu untuk dapat menjalankan program ini secara efektif. Dalam waktu yang telah ditetapkan manajemen, secara serentak seluruh perusahaan melakukan pembersihan tempat kerjanya masing-masing. - Seiketsu
Seiketsu memelihara standar yang telah ditetapkan. Ini adalah dasar dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu. Perusahaan menetapkan standar untuk pelaksanaan proses termasuk untuk memelihara kebersihan tempat kerja. Untuk memastikan program ini dapat berjalan Konsultan ISO akan membuat program kompetisi antara Bagian dengan penilaian untuk setiap bulan. Dengan ini maka diharapkan budaya mutu mulai dapat dilaksanakan secara efektif di perusahaan dengan melibatkan seluruh karyawan. Bagian yang dapat menerapkan 5S dengan baik dapat menjadi model untuk dapat meningkatkan kebersihan dan kerapian Bagian lainnya. - Shitsuke
Shitsuke melakukan sosisalisasi dan pelatihan agar karyawan memahami dan melaksanakan standar yang telah ditetapkan. Program 5S adalah program jangka panjang. Karenanya dibutuhkan sosialisasi dan pelatihan agar seluruh Bagian berpartisipasi dan menjadikan program penerapan 5S ini sukses dan efektif. Konsultan ISO akan melakukan sosialisasi dan pelatihan untuk memelihara kebersihan dan kerapian tempat kerja setiap saat. Dengan menerapkan 5S yang dipahami dengan baik oleh seluruh karyawan, maka tempat kerja diharapkan menjadi lebih bersih dan teratur
Banyak manfaat yang akan diperoleh perusahan dalam menerapkan 5S.
Adapun manfaat penerapan 5S di tempat kerja antara lain :
Meningkatkan produktivitas karena pengaturan tempat kerja yang lebih efisien.
Meningkatkan kenyamanan karena tempat kerja selalu bersih dan menjadi luas/lapang.
Mengurangi bahaya di tempat kerja karena kualitas tempat kerja yang bagus/baik.
Menambah penghematan karena menghilangkan berbagai pemborosan di tempat kerja.
Keuntungan menerapkan 5S
- Zero Breakdown, berarti pemeliharaan lebih baik:
a. Scrap, debu, geram – geram dan potongan – potongan di lantai dan di mesin menjadi berkurang;
b. Dengan membersihkan mesin secara teliti dan teratur anda dapat mengetahui kondisi mesin setiap saat;
c. Pemeriksaan dan pemeliharaan tiap hari dapat menghindari kerusakan mesin menjadi parah di masa yang akan datang.
- Zero Defect, yang berarti kualitas lebih baik:
a. Jika segala sesuatunya ada pada tempatnya, anda terhindar dari mengambil barang yang salah;
b. Tempat kerja yang bersih akan memberi semangat kerja bagi siapa saja;
c. Alat pengukur dan indikator dapat bekerja dengan baik maka kualitas akan baik. - Zero Waste, yang berarti mengurangi biaya dan efisiensi meningkat:
a. Inventory dan barang dalam proses menjadi lebih sedikit;
b. Ruangan–ruangan yang terpakai untuk barang–barang yang tidak diperlukan menjadi berkurang;
c. Gerakan–gerakan yang tidak diperlukan seperti menghindarkan dan mencari dapat berkurang;
d. Mengurangi gerakan – gerakan produksi yang tidak diperlukan seperti, mengangkat, meletakkan, menghitung dan memindahkan. - Zero Set Up Time, berarti tidak ada waktu yang terbuang:
a. Karena segalanya ditata dengan teratur maka waktu yang terbuang untuk mencari alat dapat ditekan;
b. Tempat kerja yang bersih dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan orang untuk mengetahui cara pengoperasian, peserta pelatihan sekalipun dapat dengan mudah mengoperasikannya. - Zero Late Delivery, berarti dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu:
a. Karena tidak ada produksi yang rusak maka anda dapat memenuhi permintaan langganan tepat waktu;
b. Lingkungan kerja pabrik yang baik mempercepat proses produksi, tak ada yang terbuang dan efisiensi meningkat. - Zero Injury, yang berarti keselamatan kerja lebih baik:
a. Peralatan yang bersih dan mengkilap mudah mengamati kerusakan dan bahaya;
b. Jika tahu dimana peralatan disimpan, anda dapat lebih cepat mengambilnya jika diperlukan
c. Jika anda meletakkan sesuatu dengan aman maka anda dapat menghindari peralatan tersebut berjatuhan menimpa anda;
d. Jika ada api dan gempa anda tahu dimana letak pintu darurat dan alat pemadam kebakaran. - Zero Customer Claim, berarti pelanggan menaruh tingkat kepercayaan yang tinggi:
a. Pabrik yang bersih tidak memproduksi barang yang rusak
b. Pabrik yang bersih dapat memproduksi barang yang menjamin keselamatan pemakai. - Zero Deficit, berarti perusahaan anda tambah maju:
a. Jika 5S/5R telah dijalankan dengan baik, pasti tempat kerja menjadi nyaman dan menarik, tak ada waste, tak ada kecelakaan, tak ada kerusakan mesin dan tak ada produk yang rusak, Anda dapat memenuhi keinginan dan harapan pelanggan.
Budaya 5S saat ini sudah banyak diterapkan pada banyak perusahaan tertentu, terbukti melalui penerapkan budaya 5S tersebut banyak perusahaan-perusahaan yang tumbuh berkembang menjadi perusahaan maju dan berdaya saing tinggi.
